Unternehmen:
Medizinisches Versorgungszentrum
Ausgangssituation
Ein medizinisches Versorgungszentrum hatte über viele Jahre hinweg große Mengen an Altakten mit sensiblen Patientendaten archiviert. Viele dieser Unterlagen hatten ihre gesetzliche Aufbewahrungsfrist überschritten und mussten nun sicher und datenschutzkonform entsorgt werden.
Die Herausforderung
Veraltete Patientenakten mit sensiblen Gesundheitsdaten
Keine strukturierte Übersicht über Fristen und Dokumententypen
Fehlende interne Ressourcen für sichere Eigenvernichtung
Hoher organisatorischer Aufwand & Unsicherheit im Datenschutz
Bedarf an revisionssicherem Nachweis für den Datenschutzbeauftragten
Unser Vorgehen
Prüfung der Aktenarten und Aufbewahrungsfristen
Bereitstellung verschlossener Sicherheitsbehälter vor Ort
Terminierte Abholung durch geschultes Fachpersonal
Vernichtung nach DIN 66399, Sicherheitsstufe P-4
Ausstellung eines Protokolls zur revisionssicheren Nachweisführung
Abschlussbericht zur internen Dokumentation und Auditvorbereitung
Der Ablauf
Projektstart mit Dokumentenanalyse & Fristenprüfung
Lieferung sicherer Behälter für dezentrale Sammlung
Abholung mit lückenloser Transportbegleitung
Vernichtung in zertifizierter Anlage mit DSGVO-Konformität
Aushändigung von Nachweisprotokollen & Abschlussbericht
Übergabe an Datenschutzbeauftragte zur Archivierung
Die Zusammenarbeit war sehr professionell. Wir mussten uns um nichts kümmern und hatten am Ende alle Nachweise, die wir für Datenschutz und Prüfungen brauchten.
Verwaltungsmitarbeiter/in
Medizinisches Versorgungszentrum
Fazit
Die professionelle Aktenvernichtung entlastete das medizinische Zentrum vollständig. Datenschutzrisiken konnten vermieden, interne Ressourcen geschont und sämtliche Anforderungen an Protokollierung und Nachweisführung erfüllt werden. Der gesamte Prozess verlief effizient, rechtssicher und vertrauenswürdig.