Unternehmen:
Steuerkanzlei (anonymisiert)
Ausgangssituation
Eine mittelgroße Steuerkanzlei stand vor der Herausforderung, ihre wachsende Papierablage effizient und rechtskonform zu verwalten. Die tägliche Suche nach Mandantenunterlagen kostete Zeit – und wertvollen Raum.
Die Herausforderung
Hoher Aufwand beim Suchen nach Papierdokumenten
Platzmangel im Archivraum
Keine strukturierte Ablage für Mandantenakten
Steigende Aufbewahrungskosten & Frustration im Team
Unser Vorgehen
Sichtung & Sortierung von über 610 Ordnern
Digitalisierung mit OCR für durchsuchbare PDFs
Strukturierung nach Mandanten & Jahren
Verschlüsselte Übergabe zur Integration ins System
Beratung zu digitaler Aktenführung & Backup
Der Ablauf
Planung & Kategorien festlegen (z. B. nach Jahr, Mandant, Typ)
Vor-Ort-Erfassung & Abholung
Scannen & OCR-Verarbeitung
Qualitätsprüfung & Sortierung
Übergabe auf verschlüsseltem Datenträger
Schulung im Umgang mit den digitalen Akten (optional)
Die Digitalisierung hat uns viel Arbeit im Alltag abgenommen. Besonders die schnelle Suche nach Dokumenten spart enorm Zeit.
Kanzleimitarbeiter/in (anonymisiert)
Steuerkanzlei-Team
Fazit
Die Digitalisierung der Kanzlei führte zu einer spürbaren Entlastung im Arbeitsalltag. Dokumente sind jetzt schnell auffindbar, papierbasierte Prozesse wurden deutlich reduziert und die Archivfläche konnte massiv eingespart werden. Durch klare Strukturen und sichere Abläufe entstand ein zukunftsfähiges System, das Effizienz und Datenschutz gleichermaßen erfüllt.