Unternehmen:
Verwaltungsverband
Ausgangssituation
Ein kommunaler Verwaltungsverband suchte eine Lösung, um seine wachsenden Papieraktenmengen sicher, platzsparend und revisionssicher zu archivieren. Gleichzeitig mussten gesetzliche Aufbewahrungspflichten erfüllt werden.
Die Herausforderung
Kein Überblick über Lagerorte und Archivfristen
Viele doppelt gelagerte und unbeschriftete Akten
Hoher Platzverbrauch durch ineffiziente Ablage
Kein DSGVO-konformer Archivierungsprozess
Lange Suchzeiten bei Akteneinsicht
Unser Vorgehen
Sichtung & Sortierung aller Ordner vor Ort
Erfassung von Aufbewahrungsfristen & Archivklassen
Platzsparende, systematische Lagerung nach Strukturplan
Erstellung eines Zugriffsregisters (manuell oder digital)
Kennzeichnung & Etikettierung aller Archivgüter
Optional: Integration in zukünftige Digitalisierungsstrategie
Der Ablauf
Vor-Ort-Termin & Analyse der bestehenden Ablage
Planung der Archivstruktur (nach Abteilung, Jahr, Frist)
Ordnung, Neuverpackung & platzsparende Einlagerung
Erstellung eines physischen Lagerverzeichnisses
Schulung für Archivverantwortliche + DSGVO-Hinweise
Früher war es für uns kaum möglich, Akten zuverlässig wiederzufinden. Jetzt lagert alles sicher bei DokuTech – klar geordnet, zugriffsbereit und wir sparen enorm viel Platz bei uns vor Ort.
Sachbearbeiter
Team Verwaltung
Fazit
Durch die strukturierte physische Archivierung konnte der Verwaltungsverband nicht nur Platz und Ordnung schaffen, sondern auch Rechtssicherheit gewinnen. Das Archiv ist heute nachvollziehbar, effizient und auf zukünftige Prozesse vorbereitet.